Comment bien choisir son gestionnaire pour sa conciergerie ?

 

Aujourd’hui, nous allons répondre à la question suivante : « Comment bien choisir son gestionnaire pour sa conciergerie ? » C’est une très bonne question et je me propose de vous éclairer sur cette étape très capitale de votre recrutement.

C’est parti !

 

Quels critères choisir pour sélectionner le gestionnaire de sa conciergerie ?

 

Posons le contexte. Vous avez découvert la possibilité de monter une conciergerie. Vous avez commencé à vous documenter et l’idée vous a séduit. Vous avez fait une étude de marché pour voir dans quelle ville et sous quelles conditions vous pourriez monter votre structure. Parfait.

Le local est choisi, vous avez même commencé à le meubler. Mais maintenant, vous êtes face à un questionnement important. Il faut que vous trouviez un (ou une) gestionnaire pour votre conciergerie.

Comment est-ce qu’on sélectionne un bon gestionnaire de conciergerie ?

Quels sont les critères importants pour trouver le bon gestionnaire ?

 

Dans cet article, je vous propose quelques pistes pour améliorer votre processus de recrutement et vous assurer de trouver la personne idéale qui occupera ce poste dans votre conciergerie.

 

Attention, j’attire votre attention sur le fait que je vais défendre des idées très personnelles dans cet article. Ce qui est important pour moi ne le sera pas forcément pour vous. N’hésitez pas à prendre ce qui vous intéresse et à rejeter le reste si cela ne vous parle pas.

 

Commençons !

 

Une conciergerie, c’est une structure qui sert à servir les autres. Selon moi, un (ou une bonne) gestionnaire de conciergerie doit avoir de l’expérience dans des métiers de service. Il n’est pas obligatoire que la personne soit ultra expérimentée sur un poste similaire.

Pourquoi ? Parce que dans les faits, la gestion d’une conciergerie n’est pas aussi complexe que ça.

 

Le gestionnaire est une personne qui va s’occuper de la part administrative de votre conciergerie au quotidien. C’est-à-dire que votre salarié va devoir faire un travail de gestion. C’est un travail de chef d’orchestre au sein de la conciergerie. Notamment parce que le gestionnaire va être en charge de chapeauter l’ensemble des interlocuteurs.

C’est le gestionnaire qui est en contact avec les propriétaires des logements qui seront confiés à la conciergerie. C’est également le gestionnaire qui sera en contact avec les voyageurs/voyageuses qui viendront occuper les appartements. Encore une fois, c’est le gestionnaire qui sera en charge de la gestion du personnel de ménage.

 

La première compétence de votre gestionnaire va être la capacité à coordonner les ressources humaines mises à sa disposition. Cela va paraître un peu nian-nian mais je suis convaincu qu’il faut donc que vous cherchiez une personne qui aime l’humain.

 

C’est important que votre gestionnaire soit de nature avenante. Il faut que ça soit une personne qui ait le sourire facile. Si votre gestionnaire n’est pas naturellement tourné vers les autres, cela risque de se ressentir à tous les niveaux.

Le gestionnaire devra être capable d’avoir un discours impeccable auprès des propriétaires. Il ne faut pas oublier que ce sont les clients principaux de votre conciergerie. C’est donc capital que votre gestionnaire soit aux petits soins avec les propriétaires. Il (ou elle) devra faire preuve de rigueur et de sérieux pour que les propriétaires aient constamment le sentiment qu’on prenne en compte leurs remarques et leurs doléances.

 

Idéalement, votre gestionnaire devrait avoir comme devise « Le client est roi ! »

 

Il est plus facile de trouver ce type de profil dans les métiers de l’hôtellerie ou de la restauration. Ce sont des métiers difficiles où votre futur(e) gestionnaire aura déjà été confronté(e) aux réalités du terrain.

 

Un gestionnaire doit être capable de gérer la pression

 

Parmi les qualités qui me semblent indispensables chez un gestionnaire, j’aurai tendance à mettre en avant la réactivité et la capacité à gérer la pression.

 

Quand je parle de pression, il faut réussir à tempérer le discours. Être gestionnaire d’une conciergerie reste assez tranquille à 90% du temps. Les réservations sont automatisées et grâce aux outils existants, il est aujourd’hui possible de pousser ce processus d’automatisation à l’extrême.

Les réservations déclenchent automatiquement l’envoi d’e-mails ou de SMS auprès des prestataires concernés. C’est pourquoi, si vous décidez d’en passer par l’automatisation (ce que je vous recommande) votre gestionnaire jouera surtout le rôle de garde-fou. Il devra s’assurer que les informations soient transmises au bon moment et à la bonne personne.

 

La location courte durée est une stratégie qui implique énormément de rotations. Suivant la taille de votre conciergerie et le nombre de biens qui sont gérés, votre gestionnaire devra donc avoir la capacité d’encaisser les stress et les hausses temporaires d’activité.

De manière générale, je dirai qu’il est important que votre gestionnaire soit quelqu’un capable de faire face au stress. N’hésitez pas à orienter votre entretien d’embauche dans ce sens pour s’assurer que votre candidat(e) soit capable de travailler efficacement, même face à un imprévu.

 

Il serait dommage de positionner quelqu’un qui perdrait tous ses moyens et qui ne serait pas capable de poser la bonne action, au bon moment, dans l’intérêt de vos clients et de votre conciergerie.

Bien entendu, un(e) bon(ne) gestionnaire est une personne fiable et discrète. Elle devra être capable de faire preuve de réactivité mais aussi d’initiatives.

 

N’hésitez pas à lui poser quelques petites questions pour tester ses capacités personnelles.

 

« Que feriez-vous si la personne en charge du ménage ne pouvait pas venir assurer sa prestation ? »

« Le wi-fi de l’appartement ne fonctionne plus, qu’est-ce que vous faites en premier ? »

 

Le but, ça ne sera pas de piéger votre candidat(e) mais simplement de tester sa capacité à prendre des initiatives et à respecter un process logique.

 

Il n’est pas inutile de voir s’il vous dira qu’il vous tiendra au courant des problèmes qu’il vous rencontrera avant de prendre certaines décisions par lui-même. C’est très bien d’avoir un gestionnaire capable de prendre des initiatives personnelles mais c’est aussi important qu’il soit capable de se tourner vers vous pour solliciter votre avis.

J’espère que cet article vous aidera à choisir la perle rare. N’oubliez pas non plus que si vous voulez créer une relation de confiance avec votre gestionnaire, il sera important que vous encouragiez ses efforts et que vous n’hésitiez pas à faire des remarques positives sur son travail, s’il est de qualité.

 

En France, le management à l’ancienne consiste à ne faire des remarques que lorsque quelque chose ne convient pas. On oublie de complimenter. On oublie d’encourager. Les dirigeant(e)s ou les managers tentent de « presser le citron » des salariés. On leur ajoute de la pression malsaine et ces personnes finissent par exploser en plein vol. Il est à noter que l’impact d’un tel comportement sur leur productivité est très important.

 

Impliquez votre gestionnaire dans les décisions de la conciergerie. Et n’hésitez pas à mettre en place des moyens de récompenser financièrement son travail. Une personne motivée qui fait un travail à qui on donne du sens sera plus à même de se dépasser.

 

 

À bientôt pour un prochain article !

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